Bis zum Frühjahr vergangenen Jahres organisierte Victor verschiedene Veranstaltungen im Kultur- und Digitalbereich. Die Welt hat sich geändert und nun plant er ausschließlich virtuelle Events. Welche Verhaltensänderungen gibt es bei Unternehmen, welche bei Besucher:innen einer Veranstaltung und was ändert sich für ihn als Eventmanager? Im Gespräch mit unserem VRtual X-Projektmanager Victor Hoffmann.

Victor, vermisst du Präsenzveranstaltungen?

In meinem Beruf sowie in meiner Freizeit bin ich bisher immer eine sehr unternehmungsfreudige Person gewesen. Insofern vermisse es generell Menschen zu treffen, wofür die Präsenzveranstaltungen auch häufig der Anlass waren. Wir Menschen sind kommunikativ und das Verlangen, sich vis-à-vis zu unterhalten ist bei allen groß.

Dennoch glaubst du nicht, dass Präsenzveranstaltungen in der bekannten Form zurückkommen?

Emotional wünscht sich aus meiner Sicht fast jede:r die Veranstaltungen in der Form zurück, wie wir sie kannten, bis Corona kam. Ich glaube aber, dass dies in der Form nicht mehr passieren wird. Sicherlich, für bilaterale Gespräche, bei denen man sich in die Augen schaut, sowie für Kultevents und dem Kreieren von „anfassbaren“ Erlebnissen werden sie auch künftig wichtig sein. Doch bei Firmenevents oder Messen, werden Unternehmen ganz unemotional die zumeist großen Kosten des Events mit dem Nutzen der Präsenz analysieren. Was kostet dem Unternehmen ein Kontakt bei einer Messe? Wie viel Neukundengeschäft muss generiert werden, damit sich eine Messe lohnt? Hinzu kommt, dass durch Corona viele Präsenzveranstaltungen ausgefallen sind und Firmen nun vergleichen können, wieviel Einfluss die bisherigen Events auf ihr Geschäft hatten. Insofern werden viele Unternehmen sicherlich künftig genauer auswählen, an welchen Veranstaltungen sie in welchem Umfang teilnehmen und bei einigen Events nicht mehr vor Ort dabei sein.

Welche Möglichkeiten haben Veranstalter, um ihr Event attraktiv zu halten für die Unternehmen?

Zukünftig wird wichtig sein, Präsenzveranstaltungen mit virtuellen Zusatzangeboten auszustatten, also Hybride Events anzubieten. Durch den hybriden Ansatz können teilnehmende Firmen sich auch ausschließlich für eine virtuelle Präsenz entscheiden, die zumeist kostengünstiger ist. Gleichzeitig können durch die Online-Plattform mehr Besucher:innen an dem Event teilnehmen. Auch der immer wichtiger werdende Nachhaltigkeitsaspekt, sprich weniger Reisen und Materialverbrauch für die Präsenz vor Ort, spielt eine Rolle. Insofern werden Hybride Events meines Erachtens nach der neue Standard und bieten den Firmen wieder einen größeren Anreiz an den Events teilzunehmen.

Welche Fragen haben Unternehmen am häufigsten wenn es um virtuelle Events geht?

Die erste Frage ist meistens, wie eine virtuelle Welt bei uns, bei VRtual X, aussieht. Deswegen beginnen wir bei Neukunden in der Regel mit einer Demo unseres Systems und von vergangenen Projekten. Viele kennen mittlerweile digitale Veranstaltungen, diese sehen aber oft ganz unterschiedlich aus. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt und Spektrum und Look-and-Feel unterscheiden sich. Die meisten meiner Gesprächspartner:innen sind vielfach positiv überrascht, dass wir ganze virtuelle Welten umsetzen und damit komplette virtuelle Veranstaltungen schaffen. Sofern man sich mit dem Thema noch nicht so viel beschäftigt hat, ist es am Anfang nicht leicht, sich in eine komplett virtuelle Welt hineinzudenken. Die Möglichkeiten, die sich aus der virtuellen Welt ergeben, sind vielfältig und nicht leicht zu fassen, deswegen sprechen wir in der Regel nach der ersten Vorstellung am längsten hierüber.

Welche Möglichkeiten sind das?

Bei digitalen Veranstaltungen loggt man sich auf einer Website ein und ist Zuschauende:r vor dem Bildschirm. Da wir von VRtual X aus der Virtual Reality kommen, fließt das natürlich bei unseren virtuellen Veranstaltungen ein. Die visuelle Gestaltung mit ihren Details im 360-Grad-Modus überrascht viele. Damit haben die Teilnehmer:innen eher das Gefühl sich in dem Raum zu befinden und ihn nicht nur durch den Bildschirm zu sehen. Sie können sich auch durch diesen Raum oder besser die Räume bewegen. Es bekommt damit mehr einen Erlebnis-Charakter. Zudem ist unsere Veranstaltungsplattform sehr verständlich und mit den Interaktionsbuttons leicht zu bedienen, das überrascht auch viele Kund:innen.

Für welche Unternehmen bieten sich virtuelle Events an?

Ausschlaggebend ist, wie erklärungsbedürftig ein Produkt ist und oder wie anfassbar es präsentiert werden muss. Für einfach zu erklärende Produkte muss ich nicht an einer großen Messe teilnehmen. Auch Unternehmen mit großen Maschinen, die ohnehin nicht ausgestellt werden können, haben spätestens im vergangenen Jahr virtuelle Alternativen kennengelernt. Anders ist es mit Produkten, bei denen Optik und Haptik im Vordergrund stehen. Insofern funktioniert eine virtuelle Modemesse aus meiner Sicht aktuell noch nicht so gut.

Rechnest du auch mit Verhaltensänderungen auf Kundenseite?

Auf jeden Fall. Sicher freuen sich viele darauf, endlich mal wieder in einen Flieger zu steigen, um bei einer Veranstaltung teilzunehmen. Doch Unternehmen sind auch hier kostensensibler geworden, da sie virtuelle Alternativen kennengelernt haben. Zudem spielt das Thema Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle bei Unternehmen und spricht gegen Reisen. Natürlich werden Beschäftigte zu einigen Präsenzveranstaltungen fahren oder fliegen. Bilaterale Vor-Ort-Gespräche sind wichtig. Doch die Auswahl, wer wohin fliegt oder fährt, wird selektiver ausfallen. Virtuelle Zusatzangebote werden vermehrt von Unternehmen eingefordert werden.

Und was ist mit dir als Eventmanager? Welche Änderungen gibt es auf deiner Seite?

Der generelle Ablauf bei der Orga einer Veranstaltung und deren Inhalte, ob virtuell oder Präsenzveranstaltung, ist nahezu gleich. Allerdings muss man bei virtuellen Events ein gewisses Grundverständnis für Technik mitbringen und sich intensiv mit der Plattform beschäftigen, auf dem das Event stattfindet. Für uns Projektmanager und Projektmanagerinnen bei VRtual X hängt unsere Arbeit stark vom jeweiligen Projekt ab. Da wir als Plattformdienstleister häufig nicht viel mit den virtuellen Events selbst, sondern ausschließlich mit der Umsetzung zu tun haben, endet unsere Arbeit in der Regel vor dem eigentlichen Veranstaltungstag. Natürlich buchen einige Unternehmen bei uns noch eine Telefon-Hotline oder einen Support für den Tag. Doch es ist alles vorbereitet und so leicht bedienbar, dass wir an dem Tag selber nicht zwangsweise dabei sein müssen. Das war bei Präsenzveranstaltungen anders. Da haben wir dem Tag entgegengefiebert und waren vor Ort dabei. Das ist fast schon schade, dass wir nun das Ergebnis unserer Vorarbeit nicht immer live mitbekommen.

Victor, Projektmanager bei VRtual X und langjährig als Eventmanager tätig, sieht große Veränderungen auf die Veranstaltungsbranche zukommen.